Procesamiento de Causas en el Ministerio Público

3-. Plan de Trabajo y Metodología

La administración de causas al interior del Ministerio Público, puede entenderse como un conjunto de actividades interrelacionadas que permiten llevar a término una causa en forma coordinada y eficiente. Lo anterior obedece a la descripción de un proceso de negocios y será ésta la forma en que será abordado el trabajo. Para ello se trabajará con la metodología propuesta por el profesor Oscar Barros en su libro "Rediseño de procesos de negocios mediante el uso de patrones", publicado en Marzo de 2000. La metodología se basa en los conceptos de modelamiento y de orientación del cambio y consiste en un conjunto de actividades, realizadas en un cierto Orden, que conducen a la consecución de un objetivo.

La metodología consta de las siguientes actividades:

a) Definir el proyecto: Esta actividad pretende establecer con precisión cuál es el proceso que debe ser diseñado y los objetivos específicos que se tienen al enfrentar su diseño. Aquí, la idea fundamental es la de elegir y priorizar aquellos procesos que generen una mayor contribución al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Organización. Por ello se subdivide en:

(i) Establecer objetivo del diseño, que deriva la visión estratégica que se tiene en mente al realizar el diseño del proceso y los objetivos específicos asociados a éste, a partir de la estrategia de negocios de la Organización.

(ii) Definir el ámbito del proceso a diseñar, que selecciona los procesos que deben ser diseñados y asegura que constituyen una unidad lógica que debe ser enfrentada en forma relacionada, delimitando con esto el trabajo a realizar, para cumplir con los objetivos en (i). Como en (i) se establecen los objetivos específicos de los procesos, hay que iterar, verificando que sus objetivos realmente satisfagan la visión estratégica y si no, cambiar el ámbito.

Para lograr el primer punto, se realizarán reuniones con el director del Ministerio Público, el gerente de la división de informática y un abogado de la división de estudio. Para el segundo punto se realiza una investigación bibliográfica.

b) Entender la situación actual

Aquí se quiere representar la situación actual de los procesos seleccionados, lo que en el presente trabajo carece de sentido puesto que no existe una situación actual. A cambio se realizará un diseño de la situación que se desea lograr.

c) Diseño del Proceso

En esta etapa, se construye una propuesta para una organización naciente y que carece de historia en el manejo de administración de causas. Esta propuesta define tanto las relaciones internas como externa de la organización describiendo en detalle los futuros procesos.

El diseño se dividirá en tres etapas:

i) Diseño del procedimiento de administración de causas, que genera, mediante alguna técnica formal de representación, las características más importantes y relevantes del proceso. En este caso, la representación formal del diseño se realizará mediante el uso de patrones de negocios, que comparten la filosofía de una representación gráfica basada en la identificación de actividades y de los flujos que las ligan.

ii) Seleccionar tecnologías habilitantes, que consiste en buscar y evaluar las tecnologías que hacen factible el diseño definido en (i). Aquí se produce una nueva iteración, ya que no siempre existirá la tecnología adecuada o se encontrará alguna que provea oportunidades mayores de cambio, lo cual implicará volver a (i). Para la selección de tecnologías habilitantes, se investigarán y estudiarán las soluciones informáticas que ofrece en mercado en la actualidad. La selección final se hará sobre la base de un proceso de licitación pública que incluye alternativas de software y hardware, tanto para los sistemas de apoyo a los Fiscales, como para la gestión interna de las Fiscalías.

iii) evaluar el diseño, que consiste en evaluar el impacto operacional y económico del mismos, antes de proceder a un mayor detalle y a su implementación. La validación y evaluación del diseño se realizará con el apoyo de los abogados pertenecientes al Ministerio Público.

d) Construcción e Implementación del software

En esta fase se llevan a la práctica en forma definitiva los procesos diseñados en detalle en la fase anterior.

(i) Construcción del software, que consiste en tomar los requerimientos específicos del esquema propuesto y con ellos elaborar un diseño computacional de un sistema que se implementará sobre la tecnología seleccionada. El enfoque del desarrollo computacional estará basado en la integración de aplicaciones tradicionales existentes para aquellos requerimientos que puedan ser satisfechos por esta vía y la construcción de un software que apoye aquellos que requieran una aplicación computacional específica. La construcción de este software de apoyo estará a cargo de la empresa que se adjudique ésta tarea vía licitación pública, y será supervisada y apoyada por el Ministerio Público, específicamente por las divisiones de Informática y Estudios.

(ii) Implementación software, etapa en la cual deben adquirirse todos los elementos de hardware y software estándar, instalarlos en forma definitiva para llegar a una operación rutinaria; y verificar la correcta operación de todos los elementos computacionales sobre los cuales correrá el software construido en la fase anterior. Éste deberá instalarse y probarse sobre tales elementos. La prueba deberá incluir no solo la correcta operación formal, sino también, la verificación de que todos los apoyos computacionales proveen datos correctos. En esta etapa se contempla también la capacitación a los usuarios del sistema (Fiscales, Asistentes de Fiscal y Administrativos).