Rediseño del Proceso de Crédito en un Banco
V.Rediseño.
1. Dirección de cambio.
El rediseño se identificará con las siguientes variables: Asignación de responsabilidades, Mantención consolidada de estado, Coordinación, Prácticas de trabajo y Apoyo computacional.
Para la variable Asignación de Responsabilidades se propone el cambio en la responsabilidad del llenado del balance; actualmente este es entregado por el cliente, que generalmente es preparado por un contador externo, es adjuntado en la carpeta de antecedentes del cliente por el Ejecutivo de Cuentas y digitalizado en una planilla de cálculo por el Analista a cargo del análisis. Se propone entregar al cliente la responsabilidad del llenado del balance en una planilla de cálculo y entregarla al Ejecutivo vía electrónicamente, de modo de liberar a este último de esta tarea.
Se propone lo mismo que en el párrafo anterior para el vaciado de ventas, con la creación de un formato tipo de un vaciado de ventas en una planilla de cálculo, con el objetivo de que el cliente ingrese los IVAs declarados y envíe electrónicamente el archivo al Ejecutivo.
Para la facilitao de ventas,ción al cliente de lo anterior, se propone crear un archivo con un formato tipo de un balance y de un vaciad donde se indiquen los campos que deben ser llenados por el cliente; los cuáles deben ser los necesarios17 para la realización del análisis de riesgo.
Se propone una Mantención consolidada de estado de modo de tener información del estado de los documentos (estado de situación, escrituras, etc.) y actividades (tasación, análisis de riesgo, constitución de las garantías, curse, etc.) que componen el proceso de crédito.
Para la variable Coordinación se propone la creación de un nuevo rol encargado de controlar el seguimiento. Este nuevo rol debería ser tomado por el ejecutivo por ser el coordinador natural18 del proceso de crédito y además por ser la cara visible del Banco ante el cliente.
Teniendo las responsabilidades asignadas y una mantención consolidada de estado se deberán definir las prácticas de trabajo y el apoyo computacional necesario.
En lo que se refiere al apoyo computacional para el Ejecutivo se propone la creación de un sistema donde se ingrese el RUT del cliente en pantalla y este rescate información de las diferentes sistemas que tiene el Banco. Información a rescatar sería la información comercial del cliente (protestos, morosidades, infracciones, etc.), información de la deuda con el Banco del Estado y con el resto del sistema financiero, información de las garantías que el cliente tenga con el Banco, etc.
Se propone la incorporación de un paquete de software tipo Workflow. Alguna de las razones de incorporar esta herramienta son:
Se propone definir las prácticas de trabajo del Ejecutivo de Cuentas y el Analista de Riesgo:
Ejecutivo de Cuentas:
Pedido de información y antecedentes al cliente: Se propone que el Ejecutivo pida todos los antecedentes necesarios para realizar el análisis preliminar19 , sin embargo, el Ejecutivo deberá hacer saber al cliente los antecedentes necesarios faltantes para realizar el análisis crediticio20 en caso de que después del análisis preliminar el cliente resulte ser sujeto de crédito, con el objeto de que el cliente tenga preparados los antecedentes necesarios faltantes, incluyendo los documentos que respalden la información entregada.
Analista de Riesgo:
El cambio que se propone para las prácticas de trabajo de los analistas de riesgo corresponde a trabajar con a lo más dos solicitudes de análisis de riesgo en vez de cuatro, como lo es hoy en día. Este simple cambio podría significar una disminución considerable del número de días que está la solicitud de análisis Riesgo, desde que es enviada por el Ejecutivo hasta que es despachada con el análisis realizado, siendo mas preciso, según el análisis de la situación actual, se podría disminuir en 4 días la estadía de la solicitud de análisis en el departamento de Riesgo. Este cambio se vería posibilitado debido al envío de los antecedentes y documentos necesarios para poder efectuar el análisis, no teniendo que suspenderlo por falta de antecedentes y documentos.
La Secretaria de Riesgo tendrá que realizar dos actividades; la primera de ellas es la recepción electrónica de la solicitud y la revisión de los antecedentes indicados en esta como enviados, con el objetivo de solicitar inmediatamente los antecedentes faltantes o devolver la solicitud. La segunda es la comparación de los antecedentes indicados como enviados con los físicamente enviados, con el objetivo de agregarlos en caso de no hayan sido indicados como enviados en la solicitud electrónica, o de lo contrario, eliminarlos.
Antecedentes.
Actualmente el departamento de Análisis de Riesgo cuenta con un paquete de software de tipo workflow, más específicamente es la herramienta Keyflow. Esta herramienta es una solución que se basa en la plataforma comercial de Microsoft Exchange y se incorpora como servicio dentro de Windows NT, lo que da ventaja de administración y de crecimiento, ya que se incorpora a la red y dominios que el Banco tiene definido en su red corporativa.
Actualmente las solicitudes de análisis de riesgo enviadas al departamento de Riesgo por los ejecutivos son enviadas en forma de carpetas físicas, luego la secretaria de este departamento digitaliza los documentos para que fluyan por las distintas estaciones de las personas responsables del análisis de riesgo.
2. Tecnologías habilitantes.
La herramienta a seleccionar debe tener las siguientes características:
La herramienta seleccionada es la existente actualmente en el departamento de Análisis de Riesgo llamada Keyflow.
Una de las principales ventajas que entregaría esta herramienta sería su gran integración con la plataforma tecnológica base del BECH: sistema operativo Windows NT, administrador de correos y mensajes EXCHANGE, herramientas de OFFICE 97 u OFFICE 2000, estaciones clientes Windows 95 o NT Workstation, desarrollo de aplicaciones clientes en Visual Basic, servidor de intranet IIS de NT. [4]
3. Modelo y evaluación del rediseño.
3.1 Modelo.
En el anexo n º 5 se puede ver el modelo del rediseño; el cual se generó a partir del modelo de la situación actual, modificándolo a partir de las ideas normativas de rediseño que entrega el patrón de crédito.
3.2 Diccionario del Rediseño.
En el anexo ° 6 se puede ver el diccionario del rediseño, donde se puede ver la documentación de las actividades y los flujos que se proponen; y que se muestran en el modelo.
3.3 Evaluación del rediseño.
Beneficios
Dentro de los beneficios están los que son fáciles de cuantificar y los que son difíciles de cuantificar. A continuación se considerará el beneficio que se podría obtener por el aumento de productividad del Departamento de Análisis de Riesgo.
En los últimos 7 meses (desde mayo hasta noviembre del 2000) se realizaron 56921 análisis de riesgo con un promedio de 81,3 solicitudes por mes.
Desde mayo hasta noviembre del 2000 el promedio de días hábiles ocupados en la realización del análisis de riesgo fue de 17. El trabajo que se le ahorra al Analista es la realización del vaciado de balances, el vaciado de ventas, la revisión de los antecedentes y documentos enviados por el Ejecutivo y la constante espera de estos.
Según entrevistas con Analistas se llegó a concluir que se podrían tener, a lo menos, 2 días de ahorro como promedio por cada análisis, lo que equivale a un 11,76 %.
Si se considera las 81,3 solicitudes promedio que se realizan por mes, se tiene que se podrían analizar 9,5622 solicitudes adicionales por mes.
Si consideramos que cada análisis tiene una probabilidad de 0,5 de ser positivo, y de ser positivo el análisis de riesgo, se tiene una probabilidad de 0,9 que el comité respectivo apruebe la operación, tenemos que las operaciones despachadas por Riesgo tienen una probabilidad de 0,45 de ser aprobadas por el comité de crédito respectivo. Considerando las 9,56 solicitudes mas que podrían ser despachadas por mes se tiene que se podrían aprobar 4,3 operaciones más por mes.23
Si consideramos que a junio del 2000 hay Colocaciones de Pequeñas Empresas por MM$298.073, con un total de 41.720 pequeños empresarios, de los cuales un 4 % (1.668) tiene deuda superior a UF 2.00024, con un monto de MM$131.152,12 que equivale a un 44% del total de estas colocaciones, tenemos que cada pequeño empresario con deuda superior a UF 2.000 tiene una colocación promedio de MM$78,63. Si consideramos las operaciones adicionales que se podrían realizar con el monto de su deuda promedio, tenemos que se podrían generar MM$338,1125 colocaciones adicionales por mes.
Considerando un spread de 2,5 %26 se podría obtener un beneficio de MM$8,453 mensual, lo que se traduce en MM$101,43 anuales, equivalentes a UF 6.423,58 anuales.
Además del beneficio mencionado anteriormente, se logra, debido a lo descrito en los capítulos anteriores, un ahorro de a lo menos 4 días en la estadía de las solicitudes de análisis en el departamento de Riesgo; siendo el promedio de esta de 28 días hábiles. Este ahorro de tiempo significaría una disminución del tiempo total de respuesta a un requerimiento de crédito, lo que significaría una disminución de la perdida de clientes.
Condiciones que validan un aumento de las colocaciones:
El Banco, según la Planificación Estratégica, pretende aumentar sus colocaciones a las pequeñas empresas en un 35 % y a las microempresas en un 50 %. Consecuente con lo anterior, el año 2000 el Banco, en su segmento de microempresas, incrementó sus colocaciones en un 70 %.
Acreditando la afirmación anterior, el endeudamiento global de las Pymes se sitúa entre US$800 Y US$1.000 millones, de los cuáles unos US$500 millones son de cartera vencida financiera, muy concentrada en la banca privada. Debido a lo anterior, en cualquier momento el Banco del Estado podría entrar a renegociar a aquellos clientes que sean viables a largo plazo y que tengan capacidad de pago suficiente para enfrentar un calendario de pagos.27
Las condiciones que se argumentaron anteriormente son válidas para suponer un aumento de las colocaciones comerciales a futuro.
Beneficios difíciles de cuantificar.
Mejor imagen del BECH: Uno de los beneficios más importantes es la ganancia de imagen que proyecta el Banco al mejorar la calidad de sus servicios. Esta mejora de servicio se debe principalmente a una mejor entrega de información respecto de los estados de las operaciones, un mejor cumplimientos de los compromisos que se adquieren y la reducción del tiempo de respuesta a la toma de decisión de crédito.
Mejor Cartera de clientes: El tener una cartera de clientes cada vez con menos riesgo es una meta de los Bancos en general, mas específicamente del Banco del Estado por su rol social. La mejora de la cartera de riesgo del Bech se tiene debido a la disminución de la pérdida de clientes que por la demora de la respuesta a sus requerimientos de crédito finalmente colocaba sus créditos en otras instituciones financieras, emigrando así algunos clientes buenos a la banca privada. Con el aumento de la capacidad de respuesta y de cumplimiento de compromisos debido al mayor cumplimiento de plazos se puede lograr que los buenos clientes no emigren y con la ayuda del cambio de imagen lograr mejores clientes, lo que incidirá en una mejor cartera de clientes.
Costos
Se considerarán como costos del proyecto la inversión inicial en el proyecto y los costos recurrentes que se generan año tras año.
Debido a que el software Keyflow Server 3.1SP1 ya se encuentra en propiedad del Banco (actualmente implementado en Riesgo) no se incurriría en el costo de su compra, sin embargo, está el costo de adquisición de las licencias adicionales necesarias, los costos de desarrollo, de capacitación y los del hardware adicional necesario.
Debido a que el Keyflow ya está implementado en Riesgo, los desarrolladores y programadores de planta del Banco ya cuentan con los conocimientos y la experiencia necesaria para realizar el proyecto, por lo tanto no se necesitaría una gran asesoría de la empresa proveedora del Software Keyflow.
Con respecto al Hardware cabe decir que solamente se necesita la adquisición de 1 disco adicional del existente que actúe como servidor.
Para la realización del proyecto se necesitaría el trabajo de 2 desarrolladores por 1 mes además de la capacitación que entregaría la empresa Datacorp a los analistas, diseñadores y desarrolladores del Banco.
Se estima una duración de 6 meses el desarrollo e implementación del proyecto, para este período el Banco tendrá que disponer de 1 analista y 2 desarrolladores. Si bien este recurso forma parte del Banco y no se debería incurrir en inversión extra, pero para la evaluación del proyecto se considera esta inversión debido al costo de oportunidad que tienen estos recursos. El costo de este personal extra se considera como un sueldo de UF 70 mensuales cada uno, generando una inversión en este recurso de UF 1.260.
En todo este tipo de proyectos en que se ocupa una nueva tecnología la capacitación de los usuarios es vital para el éxito de este, debido a eso se realizará una inversión aproximada de UF 100.
A continuación se presentan los costos del proyecto:
Costo por unidad |
Cantidad |
Costo total (UF) |
|
Keyflow Server 3.1SP1 + 100 Licencias Cliente |
US$ 65,000 |
0 |
0 |
H/H desarrollo en terreno. |
UF 3,5 / hora |
120 |
420 |
Capacitación Analistas en terreno |
UF 3,0 / hora |
40 |
120 |
Capacitación Diseñadores en terreno |
UF 2,0 / hora |
40 |
80 |
Capacit. Desarrolladores en terreno |
UF 2,5 / hora |
40 |
100 |
Disco servidor 20 Gb |
UF 5 |
1 |
5 |
1 Analista |
UF 70 mensual |
6 meses |
420 |
2 Desarrolladores |
UF 70 mensual |
6 meses |
840 |
Capacitación |
100 |
||
Total Inversión inicial |
2.085 |
Tabla n ° 7: Costos del proyecto.
Como costos recurrentes se tiene el costo anual de las licencias del software Keyflow, aproximadamente UF 80 por año.
También se incurriría en un costo adicional anual debido al costo propio de generar un crédito adicional, es decir un costo marginal por producir este crédito, pero estaría considerado en el spread de beneficio.
Evaluación Económica.
Tan sólo con los beneficios que se cuantificaron se puede ver la conveniencia de realizar el proyecto, sólo con los beneficios del primer año se cubre ampliamente la inversión inicial. Debido a la alta rentabilidad del proyecto, y a que hay muchos beneficios adicionales que no se cuantificaron, fundamentalmente el mejor servicio al cliente y por ende una ganancia de imagen no se necesita calcular el VPN y la TIR del proyecto.
4. Detalle y prueba del rediseño.
4.1 Vaciado de Balances y de Ventas.
A continuación se mostrarán las imágenes de las planillas que se crearon para ser llenadas por el cliente; en estas planillas el cliente puede llenar los campos del balance y de las declaraciones de IVAs; generando un vaciado de balances y de ventas respectivamente:
Balance:
El Ejecutivo de Cuentas entrega al cliente el archivo (entrega en disquete o vía e-mail preferentemente) con el formato del balance para que éste lo llene y lo entregue por las mismas vías enunciadas anteriormente.
El cliente debe llenar los campos indicados en color distinto y automáticamente se crean los indicadores financieros, generando el vaciado de balances.
A continuación se mostrará el formato creado para el balance, donde el cliente tendrá que llenar las celdas de color, y se irán creando los indicadores financieros:
 |
A continuación se mostrarán las fórmulas con las que se generaron los indicadores financieros que se encuentran en el balance:
 |
Tabla n ° 8: Tabla que muestra los indicadores financieros y las fórmulas utilizadas en su cálculo.
Ventas:
De la misma forma que con el balance,
a continuación se muestra una parte (la planilla correspondiente a las ventas del año 1998) de la planilla que deberá llenar el cliente (los campos de color deberán ser llenados por el cliente):
| BANCO DEL ESTADO DE CHILE Gerencia de Pequeñas Empresas RESUMEN ECONOMICO - FINANCIERO |
 |
En la planilla anterior las ventas realizadas se calculan como el IVA / 0,18.
El cliente llena las celdas correspondientes a las declaraciones de IVA, estas celdas están vinculadas a otra planilla donde se genera un "vaciado de ventas" de los últimos 3 períodos; además se genera un gráfico con las ventas de estos períodos, donde se pueden observar las tendencias. Un ejemplo del vaciado de ventas se puede ver en el anexo ° 7.
Cabe decir que en un futuro cercano, cuando el Banco del Estado tenga una mayor utilización de recursos de internet en la relación con sus clientes, estos formularios de balance y de ventas deberían ser implementados mediante el uso de esta red, en donde el cliente llene estos formularios y se envíen mediante la red al Banco, donde estos sean procesados automáticamente, generando un formato único de balance y de ventas, en donde vayan calculados los indicadores financieros, tendencias en las ventas, etc.
4.2 Arquitectura Keyflow.
La solución presenta una arquitectura Cliente / Servidor que permite el crecimiento partiendo desde un número mínimo de licencias a un número ilimitado de usuarios y tareas en los diferentes procesos.
MS Exchange es la herramienta de mensajería que se incorpora como servicio dentro de Windows NT, MS Outlook es una herramienta de Office 97 que permite administrar los mensajes y correos en cada uno de los usuarios, además permite el llamado a objetos que son necesarios para la conexión a las bases de datos del Banco, que son del tipo relacional con acceso vía ODBC (sybase).
4.3 Descripción de la Solución.
Para la representación del proceso en el software, Keyflow posee una herramienta gráfica para modelar, ésta permite inmediatamente definir la lógica del proceso en el Software, y las actividades o eventos que puede tener una instancia sin la necesidad de programar. Para ello la herramienta incorpora 5 tipos de eventos que son con los que se debe construir el proceso.
Respuesta
Representa una actividad o tarea que tiene como salida una respuesta o resultado. Por cada actividad se debe definir el realizador de la actividad, que puede ser alguna persona específica como "Juan Pérez", un rol que especifica a personas que realizan cierta actividad como por ejemplo "Analistas" o bien un agente que puede ser un programa o aplicación donde la actividad sea un cálculo que produzca una respuesta.
En la definición de cada tarea se deben especificar los prerequisitos, que son condiciones para que una instancia determinada pueda acceder a la tarea. Estos pueden ser respuestas que han sido generadas en alguna otra actividad o bien pueden ser condiciones de estado de la instancia en particular.
Cada tarea definida, tiene asociado un formulario de interacción, el cual en nuestro caso se tratará de una página WEB en la intranet.
En la definición de la actividad se pueden definir tiempos necesarios para la realización de la tarea y las fechas de compromiso. Los tiempos se pueden definir de manera estándar para todas las instancias que pasan por la tarea o bien se puede realizar una actividad que tenga como objeto determinar el tiempo de realización para una instancia en particular. Keyflow, considerando los tiempos necesarios para la realización de la actividad y la fecha de compromiso, tiene programadas alarmas que permiten anticipar el posible no cumplimiento de algún plazo de manera de tomar medidas de antemano.
Para especificar cuáles son los formularios con los cuales se trabaja en esta actividad se define con la opción Customizatión, donde se ingresa el nombre y ubicación del formulario.
Los siguientes son los eventos que reconoce Keyflow para la modelación de proceso:
Para tu información
Consiste en informar a alguna persona o rol en particular el suceso de algún evento ocurrido una instancia en particular. Esto puede ser ocupando un formulario o bien con un mail. También es necesario definir cuales son los prerequisitos que debe satisfacer la instancia para informar.
Loop
Consiste en el retornar la instancia a una tarea anteriormente realizada. Esta siempre genera una repuesta "done", que permite el retorno de la instancia.
Actividades en paralelo
Consiste en que la instancia puede tener dos actividades diferentes en paralelo y cada una retorna una respuesta.
Conexión a otros procesos
Consiste en que si una instancia cumple ciertas condiciones podría pasar a otro proceso.
Fin de Proceso
Indica fin de proceso de una instancia.
A continuación se muestra la pantalla que da comienzo al uso de la herramienta gráfica del Keyflow que permite modelar procesos:
A continuación se presenta el modelo del proceso de análisis de riesgo representado en el Keyflow:
A continuación se indica la pantalla donde se muestra la representación del modelo del proceso de análisis de riesgo en el Keyflow:
A continuación se muestra la pantalla que se abre al hacer doble click sobre una de las actividades que se muestran en la imagen anterior. En esta pantalla se define: el rol del realizador de la actividad, los prerequisitos para la realización de la actividad, la ubicación del formulario facilitador de la actividad (en el caso de la siguiente pantalla el formulario corresponde al de Recepción de la Solicitud enviado por la Plataforma Comercial), las alternativas de respuesta que tiene el realizador de la actividad, etc:
A continuación se indicará la información que deberá ir en el Formulario de Solicitud de Análisis de Riesgo:
1. Inicio Solicitud
Esta actividad la debe realizar el Ejecutivo de Cuentas utilizando un formulario WEB. Con el ingreso de los datos de esta pantalla, se recupera la información del cliente, y del ejecutivo de las bases corporativas del banco. A continuación se indican las actividades con las que se inicia la solicitud:
Ø Selección plataforma: Formalmente se debiera elegir la plataforma específica para el caso en que se trabaje con todas, pero para las pequeñas empresas este punto no será necesario, debido a que se dará por supuesto la plataforma.
De todas formas a continuación se indican los códigos de las plataformas:
Plataforma |
Código |
Pequeñas Empresas |
PE |
Medianas Empresas |
ME |
Grandes Empresas |
GE |
Inmobiliaria |
IN |
Tabla n ° 9: Códigos de las Plataformas Comerciales.
Ø Selección tipo de solicitud: Seleccionar tipo de informe dando click en alguna de las siguientes opciones:
Indicar si el informe solicitado es complementario al último informe realizado para el mismo cliente.
2. Datos del Ejecutivo de Crédito.
3. Datos del Cliente Solicitante.
4. Objetivos del análisis.
5. Antecedentes de la solicitud.
Tabla de antecedentes requeridos (R)y opcionales (O) para la realización del análisis de la solicitud de Crédito:
Antecedentes de la solicitud |
Pequeñas Empresas |
|
LP |
CP |
|
Estados Financieros de la empresa. |
R |
R |
Estado Financieros y de situación de los socios principales y avales |
R |
R |
IVA |
R |
R |
Certificado de deudas de la SBIF |
R |
R |
| Proyecciones | R |
O |
| Estudio de factibilidad (sólo para proyectos) | R |
R |
| Análisis de Mercado (opcional) | O |
O |
| Malla de propiedad | R |
R |
| Estructura de propiedad | R |
R |
| Líneas de crédito con otros bancos | O |
O |
| Últimos acuerdos de comité (*) | R |
R |
| RIB (*) | R |
R |
| Declaración de Impuesto a la Renta | R | R |
| Vaciado de Ventas (*) | R | R |
| Flujo de Caja Anual (por el período de duración del crédito y un máximo de 5 años) incluyendo argumentos de sustento | R | R |
| Descripción del proyecto (si corresponde) | R | R |
| Listado de obras ejecutadas y en ejecución | O | O |
| Flujo del proyecto y estructura financiamiento (si corresponde) | O | O |
| Otros antecedentes | O | O |
Tabla n ° 10: Tabla de antecedentes y documentos necesarios para realizar el análisis de riesgo.
6. Opinión comercial.
A continuación se presentará el formulario con los campos que deberá tener la solicitud de análisis de riesgo enviada por el Ejecutivo:
Los formularios que facilitan la realización de las actividades se encuentran en un servidor web. A modo de ejemplo, la siguiente es la dirección del formulario de Recepción de Antecedentes que le aparece a la Secretaria de Riesgo cuando recibe la Solicitud:
http://srv_desaweb/Riesgo/HTM_Pages/Main/MainRecAntec.asp
Base de datos del proceso.
El sistema contempla las siguientes bases de datos:
Se definieron los campos de los formularios que se almacenarán. A continuación se muestran los códigos y la definiciones de estos:
Nombre |
Definición |
SOL_COD_EST |
Estado de la Solicitud |
SOL_COD_OFI_EJC |
Código de la Oficina solicitante |
SOL_COD_PLT_NMZ |
Código Plataforma Para Carga Antecedentes |
SOL_COD_PLT_SOL |
Código Plataforma Para Carga de Ejecutivos |
SOL_COD_TIP_PLZ |
Tipo Plazo Solicitud (LP, CP, O) |
SOL_FEC_EXP |
Fecha de expiración |
SOL_GLS_PLT |
Glosa Plataforma Ejecutivo Solicitud para Título |
SOL_GLS_TIP_INF |
Glosa Tipo de Informe Solicitado (Usada en Título) |
SOL_ID |
Identificador de Solicitud |
SOL_LOG_CRO_ANS |
Login Correo Analista Asignado |
SOL_LOG_CRO_JEF |
Login Correo Jefe de Grupo Asignado |
SOL_NOM_CLI |
Razón Social Cliente |
SOL_NOM_OFI_RGN |
Nombre de la Oficina o Sucursal |
SOL_OFI_RGN_COD |
Código Región de la Oficina o Sucursal |
SOL_ULT_TAREA |
Ultima Tarea Realizada |
Tabla n ° 11: Glosario de los campos de los formularios que se almacenarán y su definición.
A continuación se muestra la pantalla donde se han ingresado estos atributos:
4.4 Definición de actividades
1. Actividad de ingreso de la Solicitud.
Con el ingreso de los datos básicos en el formulario de solicitud de análisis de riesgo y dando click en el botón ENVIAR SOLICITUD se procede a la recuperación de los datos corporativos del cliente (Giro, Razón Social, Clasificación de riesgo etc) y al envío de esta en forma electrónica.
Conjuntamente con el llenado y envío de la solicitud, el Ejecutivo deberá enviar a la secretaria recepcionista en una carpeta física todos los antecedentes de la solicitud que se indicaron en la solicitud electrónica. Además se deberá incluir en esta carpeta la solicitud física conteniendo la aprobación del jefe de grupo y subgerente de Pequeñas Empresas.
Requisitos:
Botones Respuesta
Botones Actividades de la tarea.
A continuación se mostrará el formulario de Recepción de antecedentes que recibirá la secretaria de Riesgo con la solicitud de análisis cada vez que un Ejecutivo active alguna:
2. Actividad de Recepción de Antecedentes Físicos.
La secretaria recepcionista de la Subgerencia de Análisis de Riesgo recibirá en su correo la solicitud electrónica enviada por el ejecutivo de cuenta, donde podrá abrir el formulario de recepción de antecedentes.
Esta etapa consta de dos actividades; la primera de estas es la revisión, por parte de la Secretaria de Riesgo de la solicitud electrónica enviada por el Ejecutivo, donde esta deberá ver que los antecedentes marcados como enviados en la Solicitud sean los suficientes para la realización del análisis de riesgo. De no estar marcados algunos antecedentes necesarios la Secretaria deberá pedirlos al Ejecutivo, o bien rechazar la Solicitud.
La segunda actividad consiste en que en el momento que reciba los antecedentes físicos, se revisa que los antecedentes enviados sean los que la solicitud electrónica especifica, se agregan los antecedentes físicos a la carpeta comercial del cliente si es que existe, en caso contrario deberá crearse, asignarle su identificación y la ubicación física.
En los casos que sea enviada una solicitud electrónica a riesgo y los antecedentes no hayan sido recibidos durante un lapso de tiempo (en días) especificado en los parámetros de la aplicación, la Solicitud se desactivará automáticamente.
Requisitos:
La solicitud fue ingresada y enviada por el ejecutivo de cuentas o bien por la misma secretaria recepcionista.
Botones Respuesta:
Con la última actividad descrita se da comienzo al proceso de análisis de riesgo implementado actualmente en la Subgerencia de Riesgo. A modo de continuidad del rediseño con la aplicación existente actualmente, se enumerarán las actividades realizadas en el proceso:
TAREA |
OBJETIVO |
REALIZADOR |
Ingreso Solicitud en Riesgo |
Permitir que la Subgerencia de riesgo, pueda llenar la solicitud electrónica, en base a los antecedentes físicos enviados por la plataforma comercial. |
Secretaria de Riesgo |
Inicio Solicitud Ejecutivo (Rediseño) |
Permitir que desde la plataforma comercial se llene una solicitud electrónica, remitiéndola a la Subgerencia de Riesgo para su análisis.Actualmente llega a Riesgo la carpeta del cliente con antecedentes en forma física, donde la Secretaria de Riesgo la ingresa electrónicamente la solicitud de análisis de riesgo. |
Ejecutivo de Cuenta |
Recepción de Antecedentes |
Verificar que los antecedentes marcados como enviados por el Ejecutivo sean los necesarios para realizar el análisis de riesgo.Verificar que los antecedentes físicos enviados por el ejecutivo de cuentas, correspondan a los que se adjuntaron en la solicitud electrónica. |
Secretaria de Riesgo |
Asignación de Jefe de Grupo |
Asignar un Jefe de Grupo de acuerdo al origen de los antecedentes, carga de trabajo del Jefe de Grupo, informes anteriores (si los hubiera), Analista de Cartera, tipo de empresa y solicitud. |
Subgerente de Riesgo |
Asignación de Analista |
Asignar un analista de riesgo para realizar la tarea de análisis de la solicitud. |
Jefe de Grupo |
Análisis de la Solicitud |
Estudiar los antecedentes de la solicitud, registrar las tareas efectuadas y generar un informe del análisis; además de redactar el informe de análisis en el que se aprueba o se rechaza la solicitud. |
Analista de Riesgo |
Revisión de la Solicitud |
Una vez completada la etapa anterior, el Analista envía el informe del análisis a su Jefe de Grupo. Dependiendo del monto solicitado, el Jefe Regional aprueba el informe o lo envía a una instancia superior. |
Jefe de GrupoSubgerente de RiesgoGerente de Riesgo |
Despacho de la Solicitud |
Enviar el resultado del análisis al solicitante del estudio. La actividad de revisión puede ser realizada por varias personas, dependiendo del monto solicitado. |
Secretaria de Riesgo |
Retroalimentar la Solicitud |
Su objetivo es incluir en el estudio de la solicitud, las resoluciones del comité de crédito y comentarios posteriores al despacho de la Solicitud. No es una actividad crítica dentro del análisis, por lo que el estudio de la solicitud puede darse por finalizado sin efectuar retroalimentación. |
Analista de Riesgo |
Corrección de la Solicitud |
Iicaciones y/ngresar modifo completar antecedentes, luego de ingresados y recepcionados los antecedentes que adjuntan la solicitud. Iicaciones y/ngresar modifo completar antecedentes, luego de ingresados y recepcionados los antecedentes que adjuntan la solicitud. |
Analista de Riesgo |
Desactivar la Solicitud |
Deja sin efecto el estudio de una solicitud de crédito dándola por finalizada. Se puede producir por diversas causas y en diferentes fases del análisis de la solicitud. Se puede producir toda vez que se esté en espera de recepcionar antecedentes o esté una solicitud en estado pendiente. Sea cual sea el caso, requiere que el Jefe de Grupo autorice la desactivación. |
Jefe de Grupo Analista de RiesgoSecretaria de Riesgo |
Autorizar Desactivación de la Solicitud |
Se solicita Autorización para que una solicitud sea desactivada.La solicitud deberá acompañar una breve descripción de los motivos por los cuales se requiere desactivar. |
Jefe de Grupo |
Dejar Pendiente la Solicitud |
El objetivo es dejar la Solicitud de análisis pendiente, en espera de que se concreten ciertos eventos. Para dejar pendiente la Solicitud el analista debe solicitar Autorización. |
Analista de Riesgo reactiva o solicita desactivar. |
Autoriza Dejar Pendiente la Solicitud |
Entregar autorización para dejar pendiente una Solicitud, ya sea por que se solicitan más antecedentes o por algún otro motivo.La solicitud deberá acompañar una breve descripción de los motivos por los cuales se requiere dejar pendiente. |
Jefe de Grupo |
Activar Solicitud Pendiente |
Si autorizó dejar pendiente la Solicitud, una vez que se ha resuelto la condición de pendiente (llegaron los antecedentes solicitados), el analista debe reactivar la Solicitud y continuar con el análisis de la Solicitud. |
Analista de Riesgo reactiva solicitud pendiente |
Notificaciones a Ejecutivo |
Se producen cada vez que la solicitud cambie de estado, enviando un correo a la plataforma comercial (solicitante de la solicitud), indicando las causales de este cambio de estado. Los estados son:- Pendiente- Pendiente esperando más antecedentes de la plataforma comercial- Despachada - Correcciones efectuadas (diferencias entre lo informado como enviado en la solicitud electrónica y lo recepcionado por riesgo)- DesactivacionesLa notificación al ejecutivo se realiza en forma manual, es decir, se genera el correo a través de la aplicación, pero se pone explícitamente el nombre del solicitante. |
Diferentes etapas |
Alarmas |
Existen procesos automáticos diarios que dependen de la realización de una tarea del flujo. Las alarmas son generadas para cada tarea y son enviadas al ejecutor de la tarea. |
Sistema |
Tabla n ° 12: Actividades realizadas en el proceso de análisis de riesgo.
17 Se propone, debido a los motivos entregados en el capítulo anterior, la eliminación de algunos ítems del balance actual, con el objetivo de considerar solamente la información necesaria que se requiere de las ventas y el balance para la realización del análisis de riesgo.
18 El Ejecutivo de Cuentas toma un rol natural del proceso de crédito, debido a que él es quien recibe y atiende al cliente, quien solicita el análisis de riesgo, las tasaciones y el análisis legal; él es quien recibe los informes de los análisis y quien se preocupa de que los requerimientos del cliente sean satisfechos.
19 Se considera como análisis preliminar la revisión del cliente en pantalla verificando los protestos, deudas con el sistema financiero, infracciones laborales o previsionales, etc.; para ver las posibilidades del cliente de ser sujeto de crédito.
20 Se refiere al análisis crediticio como la suma del análisis de riesgo, la tasación de las garantías involucradas, el análisis legal de las sociedades y garantías comprometidas y la opinión comercial del Ejecutivo.
21 Fuente: Informes de Gestión de Análisis de Riesgo.
22 Resultado obtenido de la multiplicación del promedio de solicitudes analizadas por mes y ahorro que se podría generar.
23 Este valor viene de la multiplicación entre la probabilidad de que una operación despachada por Riesgo sea aprobada por el comité (0,45) y el número de solicitudes de análisis de riesgo adicionales que se podrían despachar (8,3)
24 Para efectos de cuantificar el beneficio se considerarán las operaciones de mas de UF 2.000 debido a que estas son analizadas por Riesgo, las demás son analizadas por el Ejecutivo de Cuentas con la ayuda de la Unidad Técnica de Pequeñas Empresas.
25 Monto calculado de el número de operaciones aprobadas calculadas anteriormente (4,3) por la colocación promedio del pequeño empresario con deudas superiores a UF 2.000.
26 Spread: diferencia de tasas entre los pagarés reajustables del Banco Central (costo de oportunidad del dinero del Banco, depósitos libres de riesgo) y la tasa promedio de colocaciones.
27 Fuentes: Diario El Mercurio, Economía y Negocios, lunes 15 de enero de 2001. Diario La Tercera, 23 de noviembre del 2000.